Questa informativa descrive in via generale i trattamenti collegati al sito e alla piattaforma. Il rapporto con le aziende clienti e il trattamento dei dati dei loro dipendenti devono essere disciplinati anche dagli accordi contrattuali e privacy applicabili.
1. Titolare e contatti
Per i trattamenti relativi al sito, alle richieste commerciali e alla gestione diretta degli account, il riferimento è Dovian HR. Contatto privacy: info@dovianhr.com.
2. Ruoli nel servizio
Per i dati che un’azienda inserisce nella piattaforma riguardo a dipendenti, collaboratori e organizzazione, l’azienda determina finalità, basi giuridiche e autorizzazioni. Dovian HR può trattare tali dati per fornire il servizio secondo gli accordi stipulati con il cliente.
3. Dati trattati
- dati inviati per richiedere demo, call, informazioni o assistenza, come nome, azienda, email, telefono, settore ed esigenze dichiarate;
- dati di account e accesso: nome, email, ruolo, azienda, autorizzazioni e informazioni di sicurezza;
- dati aziendali: ragione sociale, settore, sede, referenti e configurazioni operative;
- dati di dipendenti o collaboratori caricati dall’azienda: anagrafiche, mansioni, reparto, stato lavorativo e contatti;
- documenti, evidenze, requisiti, scadenze, attestati, giudizi di idoneità alla mansione e relative prescrizioni o limitazioni, assegnazioni di DPI, attrezzature e mezzi;
- dati relativi ai moduli attivati, come fogli ore, cedolini, mezzi, attrezzature, collaboratori, prestazioni e compensi;
- log tecnici, informazioni di sessione e dati necessari a sicurezza, manutenzione e funzionamento del servizio.
I documenti caricati potrebbero contenere dati personali particolari o comunque delicati. L’azienda cliente deve limitare il caricamento ai dati necessari, pertinenti e coerenti con le proprie basi giuridiche e informative.
4. Finalità
- gestire richieste di demo, call, contatto, assistenza e rapporti precontrattuali;
- creare, attivare e amministrare account, ruoli e autorizzazioni;
- fornire i moduli e le configurazioni della piattaforma scelti dal cliente;
- conservare e rendere disponibili dati e documenti agli utenti autorizzati;
- garantire sicurezza, prevenzione degli abusi, manutenzione e continuità tecnica;
- adempiere a obblighi di legge e tutelare diritti o interessi legittimi.
5. Base giuridica
Le basi giuridiche dipendono dal contesto e possono comprendere misure precontrattuali, esecuzione del contratto, obblighi di legge, legittimo interesse alla sicurezza e alla gestione del servizio e consenso quando richiesto. Per i dati del personale, le basi giuridiche sono individuate dall’azienda cliente secondo le proprie responsabilità.
6. Richieste demo tramite email
Il modulo “Richiedi una demo” prepara un messaggio nel programma email dell’utente. I dati non vengono trasmessi automaticamente dal sito: vengono inviati solo quando l’utente completa l’invio dal proprio servizio di posta elettronica.
7. Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti, alla gestione del rapporto con il cliente, agli obblighi di legge e alla tutela dei diritti. Tempi specifici di esportazione, restituzione o cancellazione possono essere definiti negli accordi con il cliente. Le copie tecniche di backup possono richiedere ulteriori tempi tecnici di eliminazione.
8. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori necessari a hosting, autenticazione, database, storage, email, sicurezza, manutenzione e assistenza. I fornitori sono selezionati e regolati secondo il ruolo svolto e gli accordi applicabili.
9. Sicurezza
Il servizio utilizza aree autenticate, ruoli, controlli di accesso e separazione logica dei dati aziendali. Gli utenti devono usare account personali, proteggere le credenziali e segnalare tempestivamente accessi o comportamenti anomali.
10. Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile. Per i dati caricati da un’azienda cliente, le richieste dei dipendenti possono dover essere indirizzate e gestite dall’azienda stessa. Contatto: info@dovianhr.com.
11. Aggiornamenti
L’informativa può essere aggiornata in caso di modifiche tecniche, organizzative, normative o funzionali. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina.