1. Premessa
La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali nell’ambito del sito e del portale Dovian HR. Il servizio è pensato per supportare aziende, consulenti e utenti autorizzati nella gestione operativa di fascicoli dipendenti, documenti, requisiti, scadenze, attrezzature, mezzi e fogli ore.
2. Soggetti e ruoli privacy
Per i dati inseriti dalle aziende clienti relativi ai propri dipendenti, collaboratori, documenti e processi interni, l’azienda cliente resta normalmente titolare del trattamento. Dovian HR opera come fornitore del servizio e, ove applicabile, come responsabile del trattamento sulla base degli accordi con il cliente.
Per i dati raccolti direttamente attraverso il sito, ad esempio richieste di contatto, credenziali tecniche e gestione dell’account, Dovian HR tratta i dati per fornire il servizio e rispondere alle richieste ricevute.
3. Dati trattati
In base all’utilizzo effettivo del servizio, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
- dati account e identificativi: nome, cognome, email, ruolo, azienda di appartenenza;
- dati aziendali: ragione sociale, settore, sede, referenti e configurazioni operative;
- dati dei dipendenti o collaboratori caricati dall’azienda: anagrafiche, mansioni, reparto, stato lavorativo e contatti;
- documenti, evidenze, requisiti, scadenze, attestati, assegnazioni di DPI, attrezzature e mezzi;
- dati relativi al foglio ore: ore ordinarie, assenze, permessi, straordinari, trasferte, ore viaggio e note operative;
- log tecnici, dati di sicurezza, informazioni di sessione e dati necessari al funzionamento del portale.
Alcuni documenti caricati dall’azienda potrebbero contenere dati personali delicati o particolari. L’azienda cliente deve caricare solo dati necessari, pertinenti e coerenti con le proprie basi giuridiche e con le proprie informative interne.
4. Finalità del trattamento
I dati vengono trattati per:
- creare e gestire account, accessi e autorizzazioni;
- fornire le funzioni del portale e conservare le informazioni inserite dagli utenti autorizzati;
- supportare la gestione di fascicoli, requisiti, scadenze, documenti, attrezzature, mezzi e fogli ore;
- rispondere a richieste di assistenza, contatto, cancellazione o chiarimento;
- garantire sicurezza, manutenzione, prevenzione di abusi e continuità tecnica del servizio;
- adempiere a obblighi di legge o richieste legittime delle autorità competenti.
5. Base giuridica
Le basi giuridiche dipendono dal tipo di dato e dal contesto: esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali, obblighi di legge, legittimo interesse alla sicurezza e alla gestione del servizio, consenso quando richiesto, e le basi giuridiche individuate dall’azienda cliente per i dati dei propri dipendenti o collaboratori.
6. Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio, gestire il rapporto con il cliente, rispettare obblighi di legge e tutelare diritti o interessi legittimi. Durante la fase pilota, i dati possono essere cancellati o esportati al termine del test secondo gli accordi con il cliente. Le copie tecniche di backup possono richiedere tempi tecnici di cancellazione ulteriori.
7. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da personale autorizzato, fornitori tecnici, servizi di hosting, autenticazione, database, storage, sicurezza e manutenzione strettamente necessari al funzionamento del portale. I fornitori sono selezionati in base alle esigenze del servizio e, ove applicabile, regolati da accordi di trattamento dati.
8. Sicurezza
Il portale usa aree autenticate, controlli di accesso, ruoli utente, separazione logica dei dati per azienda e misure tecniche di protezione coerenti con la natura del servizio. Nessun sistema può tuttavia garantire sicurezza assoluta: gli utenti devono proteggere le proprie credenziali e usare account personali non condivisi.
9. Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. Per i dati caricati dall’azienda cliente, le richieste dei dipendenti possono dover essere gestite dall’azienda stessa in qualità di titolare del trattamento.
Per richieste privacy: info@dovianhr.com.
10. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche tecniche, organizzative, normative o funzionali. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina.